Mobiliser ses collaborateurs
Informer les équipes encadrantes sur le dispositif afin qu'elles puissent le promouvoir et en être le relai auprès des collaborateurs.
Appuyez-vous sur vos encadrants pour mobiliser et repérer les collaborateurs qui auraient besoin de cette formation. Ils sont régulièrement amenés à pallier les manques de maîtrise du numérique des équipes.
Identifiez et nommez des référents ou des personnes ressources au sein de vos équipes (manager, fonctions supports) : ils seront les ambassadeurs de la démarche et les futurs formateurs/aidants.
présenter le parcours
aux encadrants
Pour mobiliser les collaborateurs de l'entreprise et les embarquer dans ce dispositif de formation, des messages clés et supports sont mis à disposition :
- Affiche /plaquette à personnaliser
- Éléments de langage pour présenter la démarche
- Exemple de message à envoyer par SMS et courrier
Recommandation : vous pouvez, dans un premier temps, proposer la formation aux personnes motivées puis, dans un second temps, inciter les autres salariés réticents à se former en mettant en avant les expériences des salariés déjà formés. À vous de voir quelle méthode mettre en place.
Répondre aux appréhensions
et réticences des collaborateurs
Peur de l’échec, défiance, barrières de la langue, manque d’intérêts, complexité,... pour lever ces types d'objections, nous vous proposons des éléments de réponse
Veillez aussi à bien présenter la démarche, l’organisation et l’accompagnement proposé : c’est une formation courte, sur smartphone et accompagnée !
Le parcours d’apprentissage est destiné aux personnes qui utilisent régulièrement un smartphone mais qui ne maitrisent pas ou peu les fonctionnalités de base d’internet, la boîte mail et les services en ligne.
Proposer la formation aux personnes qui ont le niveau adéquat est indispensable pour éviter échecs, découragements et perte de temps.
Faire un diagnostic de positionnement avant la formation sera utile pour vous aider à identifier les bons profils. Grand débutant, débutant, autonome, ... en fonction des profils repérés, vous pourrez proposer de suivre ou pas le parcours de formation.
Vous pouvez également décider de mettre en place un questionnaire à distribuer aux collaborateurs pour mieux connaitre leurs usages numériques et vous aider à identifier ceux qui pourraient suivre le parcours.
Mettre en place et suivre la démarche
Le dispositif permet aux ambassadeurs/aidants de suivre, en temps réel, la progression des apprenants, de débloquer certaines situations et de venir en appui lorsque cela est nécessaire.
Pour permettre ce suivi, l'ambassadeur/aidant doit s'inscrire en tant que tel sur la plateforme, en accédant à un lien qui lui est propre.
Pour suivre la progression des apprenants dans le parcours, il existe 2 possibilités :
- l'aidant fait une demande de suivi pour chacun des apprenants qui se sont déjà inscrits par eux-mêmes. Solution à privilégier
- l'aidant crée un compte pour chacun des apprenants (avec leur email ou numéro de téléphone) dont il veut suivre la progression.
créer son compte "aidant"
pour suivre le parcours des apprenants
Différentes modalités d’organisation sont possibles selon le nombre de personnes à former et les niveaux des apprenants : en autonomie, en distanciel, en présentiel, en individuel, en session collective, ... À vous de voir quelles sont les modalités qui correspondent le mieux à votre organisation et à vos objectifs, en veillant à constituer des groupes de niveaux homogènes.
Ce parcours d’apprentissage a été conçu pour être réalisé sur smartphone mais peut être suivi sur ordinateur.
Lorsque la formation est proposée par l’employeur sur les heures de travail, il est préconisé de demander aux salariés leur accord pour utiliser leur téléphone personnel pour suivre la formation. Dans ce cas, assurez-vous du bon état de fonctionnement de l'équipement.
Vérifiez que vos agents possèdent une connexion 4G ou Wifi pour avoir la capacité de suivre la formation sur la plateforme. Dans tous les cas, apprenez-leur à activer et désactiver la connexion 4G ou Wifi. Il est préférable de proposer aux agents d’utiliser une connexion Wifi afin d’économiser leur forfait téléphonique. À défaut, il faut prévoir une indemnisation.
Si le salarié ne souhaite pas utiliser son téléphone personnel, il faut pouvoir lui proposer une alternative et lui mettre à disposition un téléphone pour le temps de la formation.
Principe juridique
L’employeur a l’obligation de fournir le matériel et les outils nécessaires au travail. Cela implique donc, lorsqu’il s’agit d’un usage professionnel, que l’employeur fournisse le téléphone et tous les frais associés (forfait, etc). Il est toutefois possible de prévoir dans le contrat de travail que le salarié utilise ses outils personnels contre indemnisation de l’employeur.
La formation en ligne nécessite pour chacun des participants une création de compte individuel sur la plateforme.
Différents outils vous sont mis à disposition :
- 2 vidéos : une de présentation du parcours et une autre expliquant l'inscription des apprenants sur la plateforme,
- 1 support Powerpoint pour bien démarrer la formation.
Présentation du parcours
Support Powerpoint
Inscription apprenant
Formateurs, vous pouvez suivre
la progression des apprenants !
Pour rappel, vous pouvez suivre la progression des collaborateurs en temps réel à l'aide de votre compte aidant. Connaître leur progression permet de débloquer certaines situations, remotiver les apprenants et leur venir en aide si nécessaire.
Recommandation : pour que les apprenants puissent accéder à la page d’inscription facilement, envoyez-leur, par sms ou mail, le lien unique et/ou le QR code indiqué dans le support pour qu’ils puissent avoir accès à la page de connexion.
Faire reconnaître et financer sa démarche de formation interne
Si vous souhaitez organiser la formation en entreprise pendant le temps de travail, vous pouvez demander à Akto la prise en charge des salaires.
Pour une formation interne ouverte à distance (e-learning), l’entreprise devra fournir les éléments suivants :
- un programme de formation avec : l’intitulé de la formation, la durée, les objectifs de formation, le détail et le séquençage du contenu avec le temps estimé minimum à indiquer, l’identité et le statut des formateurs,
- les conditions d’organisation, le lieu de la formation, le calendrier prévisionnel,
- les supports pédagogiques utilisés,
- une attestation sur l’honneur de l’employeur qui confie au formateur interne la mission de former sur cette action pour la valorisation du temps de l’encadrant,
- des relevés de connexion/stagiaire qui indiqueront les heures réalisées (à la place, il est possible de fournir : une attestation de participation téléchargeable par l'apprenant et l'entreprise/aidant, délivrée si plus de 80% du contenu de la formation a été suivi, une attestation de réussite téléchargeable par l'apprenant précisant la durée théorique minimum du parcours, générée automatiquement suite à la réussite des quiz d’évaluation (80% de bonnes réponses), les feuilles d’émargement lorsque la formation est réalisée en présentiel),
- les modalités d’évaluation des acquis : diagnostic de positionnement avant la formation et quiz d’évaluation à chaque module,
- l’information du CSE,
- le certificat de réalisation (à remplir selon un modèle de certificat de réalisation).
Source AKTO*
ATTENTION
La décision de prise en charge des salaires, sera appréciée au cas par cas par AKTO.
Rapprochez-vous de votre conseiller pour plus d’informations sur les conditions de prise en charge.
Déployer une véritable démarche de formation interne sur les fondamentaux du numérique vous permettra de répondre à votre obligation de formation !
Chaque salarié doit en effet bénéficier au minimum d'une formation tous les 6 ans