Logiciel de gestion tout-en-un (ERP) conçu pour les PME sociétés de services. L'outil prend en compte tous les aspects opérationnels, fonctionnels et financiers d'une entreprise
Fonctionnalités proposées par la solution
Achats
Avec cette solution, vous pourrez :
- Affecter des matériels à un chantier y compris les coûts d’achat et de maintenance
- Créer des fiches fournisseurs
- Etablir un bon de livraison de produits/consommables pour un client, enregistrer le suivi pour la facturation
- Etablir une commande valorisée de produits vers un fournisseur
- Evaluer sur une période et un chantier donnés le montant des achats effectués
- Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
- Gérer les stocks et disposer d’alertes
Commercial
Avec cette solution, vous pourrez :
- Créer des fiches/dossiers clients et prospects
- Définir le cahier des charges des prestations récurrentes pour un chantier
- Etablir un devis pour une prestation ponctuelle
- Etablir une étude chiffrée sur la base du cahier des charges des prestations récurrentes
- Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
- Pour un client identifié, pouvoir consulter des documents scannés de son dossier
- Procéder à un suivi qualitatif et quantitatif des résultats des offres émises
- Rédiger une proposition de contrat et pouvoir la qualifier (accepté, refusé, en attente, …)
Exploitation
Avec cette solution, vous pourrez :
- Affecter des agents sur les prestations à réaliser
- Affecter des heures non pourvues à des remplaçants
- Construire un planning journalier, hebdomadaire des polyvalents intégrant les prestations (ponctuelles, périodiques...)
- Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (bon d’intervention, contrat commercial, FT et FDS des produits, planning des prestations,...)
- Editer des bons d'intervention
- Enregistrer - a posteriori - la réalisation des prestations (ponctuelles, périodiques,...) et le nom du/des agent/s
- Enregistrer en direct et de manière dématérialisée (badge, QR code, …) la réalisation de la prestation
- Enregistrer les absences
- Etre alerté des incohérences concernant les horaires, heures et temps de travail
- Faire signer numériquement aux agents des documents
- Faire signer numériquement aux clients des documents (bons d’intervention, contrôle qualité, …)
- Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
- Identifier des salariés ayant effectué des remplaçements sur un site
- Lister des salariés disponibles dans un créneau jour, horaire, ville
- Planifier les prestations périodiques (mensuellement, trimestriellement,...)
- Planifier les travaux ponctuels provenant d'un devis ou autre situation (ex: régie)
- Pour une période donnée, connaître la charge de travail en heures des prestations périodiques
- Réaliser les entretiens professionnels et les suivre
- Rechercher des prestations et les agents les ayant réalisées
Facturation comptabilité
Avec cette solution, vous pourrez :
- Analyser la rentabilité des contrats, chantiers
- Connaitre l’évolution et la ventilation du CA (clients, activités, contrats,...)
- Disposer des liens opérationnels avec les parties prenantes (URSSAF, impôts, …)
- Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (factures, bon d’intervention, contrat commercial,...)
- Enregsistrer les factures fournisseurs dématérialisées et les intégrer à la comptabilité
- Etablir la facture d'une prestation ponctuelle
- Etablir un plan de facturation annuelle (contrat) et facturer
- Etre alerté des dates de révision de prix
- Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
- Imputer les coûts d’un sous-traitant dans un contrat
- Mettre à jour le prix d’un contrat (révision de prix)
- Transmettre les factures en numérique
Mobilité
Avec cette solution, vous pourrez :
- Ajouter, sur une cartographie, des lieux personnalisés (siège de l'entreprise, stations de covoiturage, chantiers,…)
- Définir des tournées optimisées pour les agents polyvalents, sur le critère "distance"
- Définir des tournées optimisées pour les agents polyvalents, sur le critère "temps de trajet"
- Disposer d'un reporting des déplacements sur une période définie
- Disposer d'une sectorisation basée sur l'optimisation des trajets, pour attribuer un portefeuille de clients aux collaborateurs
- Disposer de cartographies recensant les chantiers sur une zone définie
- Disposer de la liste des agents résidant à proximité d'un chantier
- Disposer de la liste des chantiers à proximité d'un lieu donné (domicile d'un agent ou autre chantier)
- Disposer de la liste des salariés disponibles et aux compétences requises, sur un créneau journalier en fonction de leur trajet afin d'optimiser les affectations
- Distinguer les trajets réalisés avec un véhicule de la société et ceux réalisés avec les véhicules personnel
- Estimer les déplacements domicile-chantier ou chantier-chantier
- Fournir aux collaborateurs une application sur téléphone leur permettant de consulter leurs itinéraires, leurs tournées
- Fournir aux collaborateurs une application sur téléphone, compatible avec les solutions GPS courantes (Google Map, Waze,...)
- Générer des feuilles de frais de déplacement
- Générer le bilan carbone des déplacements sur une période définie
- Géolocaliser la flotte en temps réel
- Identifier, sur le critère coût, le mode de transport optimal pour un déplacement
- Identifier, sur le critère distance, le mode de transport optimal pour un déplacement
- Identifier, sur le critère temps, le mode de transport optimal pour un déplacement
- Organiser les chantiers sur un planning et visualiser les temps de trajets nécessaires entre deux chantiers
- Pouvoir évaluer les trajets en coût
- Pouvoir évaluer les trajets en distance
- Pouvoir évaluer les trajets en émission de CO²
- Pouvoir évaluer les trajets en temps
Qualité
Avec cette solution, vous pourrez :
- Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (bons d’intervention, fiches de contrôle,...)
- Enregistrer les réclamations clients de toutes natures (mails, courriers, plateforme client)
- Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
- Planifier les contrôles et suivre la réalisation
- Préparer, actualiser et assurer la gestion des plans de prévention
- Réaliser le contrôle qualité
- Suivre le traitement des réclamations
Ressources humaines
Avec cette solution, vous pourrez :
- Affecter des heures non pourvues à des remplaçants
- Créer et éditer des documents administratifs (attestation d’emploi, convocation médecine du travail, demande de titre de séjour…)
- Créer un dossier salarié et le compléter des données et documents nécessaires à son embauche
- Enregistrer les absences
- Enregistrer les formations suivies par un salarié et les compétences
- Etablir la DPAE
- Etablir le contrat de travail
- Etablir le planning du salarié qui servira de base contractuelle
- Etre alerté des incohérences concernant les horaires, heures et temps de travail
- Faire signer numériquement aux agents des documents
- Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
- Identifier des salariés ayant effectué des remplaçements sur un site
- Identifier les contrats de travail non signés
- Mettre en place le télépointage et gérer les alertes (écarts, non fonctionnement, …)
- Proposer des salariés disponibles dans un créneau jour, horaire, ville
- Réaliser les entretiens professionnels et les suivre
- Suivre les congés payés
- Tenir à jour le registre du personnel de l’entreprise
- Valider le pointage afin de permettre la paie ou la préparation paie
Informations
> Centralisation de toutes les données (clients, prestataires, fournisseurs)
> Gestion des interventions + optimisation des planning (en fonction de la charge de travail, le lieu de l'intervention et la compétence nécessaire)
> Commande de fournitures
> Procédures métier liées + listes de ronde / contrôle + traçage des heures
> Devis, factures et avoirs + alertes et relances impayées
> CRM et communication, Qualité & Sécurité, gestion flottes véhicules, comptabilité analytique, logistique, commandes de fournitures, procédures métier, gestion analytique, RH, gestion des prestataires, gestion de flottes véhicules, transfert de données, ticketing, stocks, ... et gestion des droits d'accès
> Gestion des interventions + optimisation des planning (en fonction de la charge de travail, le lieu de l'intervention et la compétence nécessaire)
> Commande de fournitures
> Procédures métier liées + listes de ronde / contrôle + traçage des heures
> Devis, factures et avoirs + alertes et relances impayées
> CRM et communication, Qualité & Sécurité, gestion flottes véhicules, comptabilité analytique, logistique, commandes de fournitures, procédures métier, gestion analytique, RH, gestion des prestataires, gestion de flottes véhicules, transfert de données, ticketing, stocks, ... et gestion des droits d'accès
Accessibilité
> Outil accessible en mode SaaS, donc via une simple connexion internet sur PC, tablette ou smartphone. Nombre d'accès illimité.
> Abonnement mensuel selon le nombre d'utilisateurs
> Abonnement mensuel selon le nombre d'utilisateurs
Compatibilité
> Simpleter est interfaçable avec n'importe quel autre outil (paye, comptabilité, …). Le traçage des heures travaillées est automatique et inclus directement dans l'outil
> Oui, Simpleter est capable d'utiliser des technologies QR Code, NFC, …
> Oui, Simpleter permet l'édition et l'exploitation de documents personnalisables en format bureatique sans manipulation particulière (un clic)
> Oui, Simpleter est capable d'utiliser des technologies QR Code, NFC, …
> Oui, Simpleter permet l'édition et l'exploitation de documents personnalisables en format bureatique sans manipulation particulière (un clic)
Formation
> Formation en visio ou en présentiel. Un guide utilisateur est également intégré directement dans l'outil. La formation peut se faire par groupe "similaire" (type d'utilisateurs) selon les droits d'accès (direction, gestionnaires, intervenants, ...)
> Nos formateurs sont salariés Simpleter. Un seul point de contact donc, aussi bien pour la partie commerciale, formation et SAV. Un webinar mensuel est organisé afin de montrer les nouvelles fonctionnnalités déployées (gratuit)
> Nos formateurs sont salariés Simpleter. Un seul point de contact donc, aussi bien pour la partie commerciale, formation et SAV. Un webinar mensuel est organisé afin de montrer les nouvelles fonctionnnalités déployées (gratuit)
Développements
> développements prévus à 1 an (volontaire + réglementaire car prévu dans le CDC et à la demande de nos clients et même prospects !) :
* d'ici fin 2024 : pouvoir filtrer le planning par mission, par compétence et par
intervenant + gestion des encaissements directement par l'intervenant (client
BtoC) + gestion des habilitations + gestion missions récurrentes / multi-
intervenants / multi-clients
* d'ici fin mars 2025 : gestion sorties de stock + alertes réapprovisionnement +
réception commandes + inventaire
* d'ici fin juin 2025 : plan de facturation annuelle + gestion des installations sur site
client + contrat de travail salariés
* d'ici fin 2025 : stock véhicules personnel itinérant + comptabilité analytique +
PAE et URSSAF
> Etapes, délais et coûts des développements spécifiques : jusqu'à maintenant, nos développements de nouvelles fonctionnalités sont gratuits et on les priorise en fonction des urgences (si réglementaire) et nombre de clients / prospects qui les demandent. En délai, ça dépend de la complexité de la demande, jusqu'à maintenant ça va de 2 jours à 2 mois et un work item avec les étapes de développement est établi par notre CTO. Souvent en sort la V1 pour que nos clients puissent déjà profiter d'une amélioration et ensuite V2, V3 etc. Toute nouvelle fonctionnalité est en amont testé par tous les salariés Simpleter (même la DAF, les commerciaux etc) avant de les déployer chez nos clients, ce qui évite les bugs ou mécontentements
* d'ici fin 2024 : pouvoir filtrer le planning par mission, par compétence et par
intervenant + gestion des encaissements directement par l'intervenant (client
BtoC) + gestion des habilitations + gestion missions récurrentes / multi-
intervenants / multi-clients
* d'ici fin mars 2025 : gestion sorties de stock + alertes réapprovisionnement +
réception commandes + inventaire
* d'ici fin juin 2025 : plan de facturation annuelle + gestion des installations sur site
client + contrat de travail salariés
* d'ici fin 2025 : stock véhicules personnel itinérant + comptabilité analytique +
PAE et URSSAF
> Etapes, délais et coûts des développements spécifiques : jusqu'à maintenant, nos développements de nouvelles fonctionnalités sont gratuits et on les priorise en fonction des urgences (si réglementaire) et nombre de clients / prospects qui les demandent. En délai, ça dépend de la complexité de la demande, jusqu'à maintenant ça va de 2 jours à 2 mois et un work item avec les étapes de développement est établi par notre CTO. Souvent en sort la V1 pour que nos clients puissent déjà profiter d'une amélioration et ensuite V2, V3 etc. Toute nouvelle fonctionnalité est en amont testé par tous les salariés Simpleter (même la DAF, les commerciaux etc) avant de les déployer chez nos clients, ce qui évite les bugs ou mécontentements
Intégration
> Intégration possible automatiquement (via API avec l'ancien logiciel utilisé) ou sinon en CSV ou Excel (selon comment l'ancien éditeur restitue les données), Simpleter peut s'adapter. Simpleter peut gérer l'implémentation et le déploiement. Intégration et paramétrage manuels possible également par le client directement
> Délais moyens de mise en place : De queqlues jours à quelques semaines
> Investissement en temps côté client : à la carte, il est possible de demander que Simpleter gère tout, il est possible aussi après une formation que le client paramètre lui-même l'outil. Il faut compter quelques jours
> Modalités de mise en place : l'outil est tellement simple à paramétrer et utiliser qu'en général une formation d'un à 3 jours maximum suffit. Le client garde son organisation, ces techniques, prestations, procédures métier et compétences etc.
> Délais moyens de mise en place : De queqlues jours à quelques semaines
> Investissement en temps côté client : à la carte, il est possible de demander que Simpleter gère tout, il est possible aussi après une formation que le client paramètre lui-même l'outil. Il faut compter quelques jours
> Modalités de mise en place : l'outil est tellement simple à paramétrer et utiliser qu'en général une formation d'un à 3 jours maximum suffit. Le client garde son organisation, ces techniques, prestations, procédures métier et compétences etc.
Hébergement
> L'hébergement est géré par Simpleter chez un hébergeur en France
> Sauvegardes quotidiennes. La récupération de l'ensemble des données est possible. Dans le pire des cas, une perte des données des dernières 24h, la sauvearde de la veille est toujours disponible !
> Restitution des données possibles en format CSV ou EXCEL et PDF
> Sauvegardes quotidiennes. La récupération de l'ensemble des données est possible. Dans le pire des cas, une perte des données des dernières 24h, la sauvearde de la veille est toujours disponible !
> Restitution des données possibles en format CSV ou EXCEL et PDF
Service
> Un support client / utilisateur 24/7 géré en interne par téléphone, mail ou visio
> Délai de réponse : Pour les demandes urgentes sous 4h max, sinon 48h. Soit par téléphone, soit par mail
> Maintenance et mises à jour hebdomadaires (sans rupture opérationnelle), mais toujours annoncé en amont à une date et heure convenues avec le client.
> Délai de réponse : Pour les demandes urgentes sous 4h max, sinon 48h. Soit par téléphone, soit par mail
> Maintenance et mises à jour hebdomadaires (sans rupture opérationnelle), mais toujours annoncé en amont à une date et heure convenues avec le client.