Logiciel ERP mobile complet des entreprises de nettoyage propreté et multiservice

Fonctionnalités proposées par la solution

Achats

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des matériels à un chantier y compris les coûts d’achat et de maintenance
  • Créer des fiches fournisseurs
  • Etablir un bon de livraison de produits/consommables pour un client, enregistrer le suivi pour la facturation
  • Etablir une commande valorisée de produits vers un fournisseur
  • Evaluer sur une période et un chantier donnés le montant des achats effectués
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Gérer les stocks et disposer d’alertes

Commercial

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Créer des fiches/dossiers clients et prospects
  • Définir le cahier des charges des prestations récurrentes pour un chantier
  • Etablir un devis pour une prestation ponctuelle
  • Etablir une étude chiffrée sur la base du cahier des charges des prestations récurrentes
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Pour un client identifié, pouvoir consulter des documents scannés de son dossier
  • Procéder à un suivi qualitatif et quantitatif des résultats des offres émises
  • Rédiger une proposition de contrat et pouvoir la qualifier (accepté, refusé, en attente, …)

Exploitation

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des agents sur les prestations à réaliser
  • Affecter des heures non pourvues à des remplaçants
  • Construire un planning journalier, hebdomadaire des polyvalents intégrant les prestations (ponctuelles, périodiques...)
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (bon d’intervention, contrat commercial, FT et FDS des produits, planning des prestations,...)
  • Editer des bons d'intervention
  • Enregistrer - a posteriori - la réalisation des prestations (ponctuelles, périodiques,...) et le nom du/des agent/s
  • Enregistrer en direct et de manière dématérialisée (badge, QR code, …) la réalisation de la prestation
  • Enregistrer les absences
  • Etre alerté des incohérences concernant les horaires, heures et temps de travail
  • Faire signer numériquement aux agents des documents
  • Faire signer numériquement aux clients des documents (bons d’intervention, contrôle qualité, …)
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Identifier des salariés ayant effectué des remplaçements sur un site
  • Lister des salariés disponibles dans un créneau jour, horaire, ville
  • Planifier les prestations périodiques (mensuellement, trimestriellement,...)
  • Planifier les travaux ponctuels provenant d'un devis ou autre situation (ex: régie)
  • Pour une période donnée, connaître la charge de travail en heures des prestations périodiques
  • Réaliser les entretiens professionnels et les suivre
  • Rechercher des prestations et les agents les ayant réalisées

Facturation comptabilité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Analyser la rentabilité des contrats, chantiers
  • Connaitre l’évolution et la ventilation du CA (clients, activités, contrats,...)
  • Disposer des liens opérationnels avec les parties prenantes (URSSAF, impôts, …)
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (factures, bon d’intervention, contrat commercial,...)
  • Enregsistrer les factures fournisseurs dématérialisées et les intégrer à la comptabilité
  • Etablir la facture d'une prestation ponctuelle
  • Etablir un plan de facturation annuelle (contrat) et facturer
  • Etre alerté des dates de révision de prix
  • Faire la comptabilité
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Imputer les coûts d’un sous-traitant dans un contrat
  • Mettre à jour le prix d’un contrat (révision de prix)
  • Transmettre les factures en numérique

Mobilité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Définir des tournées optimisées pour les agents polyvalents, sur le critère "distance"
  • Définir des tournées optimisées pour les agents polyvalents, sur le critère "temps de trajet"
  • Disposer d'une sectorisation basée sur l'optimisation des trajets, pour attribuer un portefeuille de clients aux collaborateurs
  • Disposer de cartographies recensant les chantiers sur une zone définie
  • Disposer de la liste des agents résidant à proximité d'un chantier
  • Disposer de la liste des chantiers à proximité d'un lieu donné (domicile d'un agent ou autre chantier)
  • Disposer de la liste des salariés disponibles et aux compétences requises, sur un créneau journalier en fonction de leur trajet afin d'optimiser les affectations
  • Fournir aux collaborateurs une application sur téléphone leur permettant de consulter leurs itinéraires, leurs tournées

Qualité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (bons d’intervention, fiches de contrôle,...)
  • Enregistrer les réclamations clients de toutes natures (mails, courriers, plateforme client)
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Planifier les contrôles et suivre la réalisation
  • Réaliser le contrôle qualité
  • Suivre le traitement des réclamations

Ressources humaines

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des heures non pourvues à des remplaçants
  • Créer et éditer des documents administratifs (attestation d’emploi, convocation médecine du travail, demande de titre de séjour…)
  • Créer un dossier salarié et le compléter des données et documents nécessaires à son embauche
  • Enregistrer les absences
  • Enregistrer les formations suivies par un salarié et les compétences
  • Etablir la DPAE
  • Etablir la paie et transmettre les données à l’administration
  • Etablir le contrat de travail
  • Etablir le planning du salarié qui servira de base contractuelle
  • Etre alerté des incohérences concernant les horaires, heures et temps de travail
  • Faire signer numériquement aux agents des documents
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Identifier des salariés ayant effectué des remplaçements sur un site
  • Identifier les contrats de travail non signés
  • Mettre en place le télépointage et gérer les alertes (écarts, non fonctionnement, …)
  • Proposer des salariés disponibles dans un créneau jour, horaire, ville
  • Réaliser les entretiens professionnels et les suivre
  • Suivre les congés payés
  • Tenir à jour le registre du personnel de l’entreprise
  • Valider le pointage afin de permettre la paie ou la préparation paie
Informations
CRM/Devis, contrats client, facturation, encaissements/relances, achats/approvisionnements, plannings/bons d'intervention, Suivi RH contrats de travail et avenants, pointages des heures, paie et déclarations sociales, rentabilités chantier, contrôles qualité et suivi des réclamations
Accessibilité
Licence par compte utilisateur actif. Pas de limitation connue, utilisation validée sur plus de 100 utilisateurs ERP connectés (sans compter les utilisateurs des extranets salariés et clients)
Compatibilité
Interface avec les principaux logiciels de comptabilité (Sage, Ciel, EBP, Quadra, Cegid…)
Génération de QR Codes ou fourniture d'étiquettes NFC pour l'application de télépointage et validation de passage ou l'extranet salarié
Génération de documents Word (courriers, Contrats de travail et avenants, devis personnalisés...)
Formation
Formations à l'utilisation du logiciel et formations comptabilité, RH, Paie
Formateurs : ingénieurs - chefs de projet interne et consultants externes
Développements
Développements spécifiques : après analyse et description du besoin, chiffrage et proposition d'un planning de mise en œuvre de l'ordre de une à plusieurs semaines selon l'importance des demandes.
Intégration
Reprise des données soit directement par nos soins depuis les logiciels les plus répandus soit à partir de fichiers excel/csv, DSN pour la paie, FEC pour la comptabilité. En reprise directe le tâche du client se résume au nettoyage préalable des données avant import si nécessaire et au contrôle des données importées par une facturation et une paie sur un mois test en parallèle de l'ancien système. Pour les reprises importantes une phase intermédiaire de validation pilote sur un échantillon précède la reprise des données finale.
Hébergement
Au choix : Hébergement opéré par nos soins sur des infrastuctures dédiées déployées par notre fournisseur OVH sur différents sites en France OU installation sur infrastructure client
Service
Support Jours ouvrés 9h-18h par téléphone, mail ou interface de gestion d'incident
Prise en charge sous 2h ouvrées
Mise à jour mensuelle automatisée